Nastolatek kończący pracę wakacyjną musi rozliczyć się z dokumentów i przedmiotów należących do firmy, ale pracodawca nie może pod tym pretekstem żądać pozostawienia jego dowodu osobistego, paszportu lub legitymacji. Kluczowe jest ustalenie, czy chodzi o prywatne dokumenty młodego pracownika, dokumentację służbową czy powierzone wyposażenie — jak informuje redakcja kacikdomowy.pl, powołując się na literat-program.pl.
Firma ma prawo domagać się zwrotu dokumentów sporządzonych na potrzeby wykonywania obowiązków, identyfikatora, kart dostępu, kluczy, sprzętu i innych powierzonych rzeczy. Nie może jednak zatrzymać wynagrodzenia, świadectwa pracy ani prywatnego dokumentu tożsamości tylko dlatego, że pracownik nie rozliczył się jeszcze z firmą. Uprawnienie do sprawdzenia danych nie oznacza prawa do przejęcia oryginału dokumentu.
Najpierw trzeba ustalić, do kogo należą dokumenty
Określenie „dokumenty pracodawcy” może obejmować materiały o różnym statusie prawnym. Część z nich jest własnością firmy, część powstaje w ramach wykonywania obowiązków, a inne należą wyłącznie do pracownika.
Do pierwszej grupy mogą należeć papierowe formularze klientów, raporty, dokumentacja sprzedażowa, listy dostaw, instrukcje wewnętrzne, wydruki z danymi osobowymi, przepustki oraz nośniki zawierające informacje firmowe. Jeżeli nastolatek otrzymał je wyłącznie w celu wykonania pracy, po zakończeniu umowy powinien je zwrócić.
Pracodawca może także żądać oddania:
- identyfikatora pracowniczego, kluczy i karty dostępu;
- telefonu, odzieży roboczej, terminala, laptopa lub innego wyposażenia;
- papierowych i elektronicznych materiałów firmowych powierzonych pracownikowi.
Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, że mienie powierzone pracownikowi jest przekazywane z obowiązkiem zwrotu albo rozliczenia się z niego. Firma może więc wezwać byłego pracownika do oddania należących do niej rzeczy, wskazując konkretny termin i sposób przekazania.
„Pracodawca ma prawo żądać od pracownika zwrotu powierzonego mu mienia” — wskazuje Państwowa Inspekcja Pracy w informacji dotyczącej rozliczeń z pracownikiem.
Inaczej wygląda sytuacja z dowodem osobistym, paszportem, legitymacją szkolną, prawem jazdy lub prywatnymi zaświadczeniami. Są to dokumenty należące do nastolatka. Pracodawca może w określonym zakresie zweryfikować dane potrzebne do zatrudnienia, lecz nie powinien przejmować dokumentu „w zastaw” ani uzależniać jego zwrotu od rozliczenia sprzętu lub wykonania dodatkowej pracy.
Jakich danych firma może żądać od młodego pracownika
Zakres danych zbieranych przez pracodawcę określa art. 22¹ Kodeksu pracy. Na etapie rekrutacji firma może wymagać między innymi imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, a w sytuacjach uzasadnionych rodzajem stanowiska również informacji o wykształceniu, kwalifikacjach i przebiegu zatrudnienia. Po przyjęciu do pracy może pozyskać dodatkowe dane konieczne do zawarcia umowy, rozliczeń podatkowych, ubezpieczeń społecznych lub korzystania z uprawnień pracowniczych.
Firma może poprosić o okazanie dokumentu w celu sprawdzenia tożsamości. To jednak nie daje automatycznie prawa do skopiowania całego dowodu osobistego ani przechowywania jego skanu. Kopia zawiera bowiem znacznie więcej informacji niż zwykle potrzeba do zatrudnienia, w tym fotografię, numer dokumentu, datę ważności i organ wydający.
Urząd Ochrony Danych Osobowych podkreśla, że pracodawcy zasadniczo nie mają prawnie uzasadnionej potrzeby kopiowania dokumentów tożsamości pracowników. Pozyskiwanie danych musi być ograniczone do zakresu niezbędnego i mieć konkretną podstawę prawną.
„Zazwyczaj nie istnieje prawnie uzasadniona potrzeba wykonywania kopii tego typu dokumentu” — wskazuje poradnik UODO dotyczący ochrony danych w zatrudnieniu.
Zgoda młodego pracownika nie pozwala firmie dowolnie gromadzić wszystkich informacji widocznych w dokumencie tożsamości.
UODO zaleca, aby osoba, od której żąda się kopii dowodu, poprosiła administratora o wskazanie konkretnej podstawy prawnej. Urząd przypomina również, by nie pozostawiać dowodu osobistego, paszportu, legitymacji lub prawa jazdy jako zabezpieczenia.
„Nie oddawaj w zastaw dowodu osobistego, legitymacji, paszportu, prawa jazdy” — ostrzega Urząd Ochrony Danych Osobowych.
Oryginały i kopie w aktach osobowych
Pracodawca prowadzący papierowe akta osobowe może przechowywać kopie lub odpisy określonych dokumentów przedstawionych przez kandydata albo pracownika. Kopie powinny zostać poświadczone za zgodność z okazanym dokumentem. Nie oznacza to jednak, że firma może zatrzymać każdy dostarczony oryginał.
Oficjalne wyjaśnienia Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazują, że w aktach osobowych przechowuje się między innymi dokumenty związane z rekrutacją, skierowania na badania i orzeczenia lekarskie, dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia oraz kopię wydanego świadectwa pracy. Oryginały dotyczą głównie dokumentów tworzonych przez samego pracodawcę.
W przypadku pracownika młodocianego szczególne znaczenie ma orzeczenie lekarskie potwierdzające, że określona praca nie zagraża jego zdrowiu. Młodociany podlega wstępnym badaniom przed dopuszczeniem do pracy, a pracodawca przechowuje wymagane orzeczenia i skierowania w dokumentacji pracowniczej.
Firma nie powinna natomiast zatrzymywać oryginału świadectwa szkolnego, legitymacji, dowodu osobistego lub innego prywatnego dokumentu, gdy do potwierdzenia informacji wystarcza wgląd albo prawidłowo sporządzona kopia dokumentu, którego przechowywanie jest uzasadnione przepisami.
Co firma może zrobić, gdy nastolatek nie zwraca dokumentów służbowych
Pracodawca powinien najpierw dokładnie wskazać, których dokumentów lub rzeczy brakuje. Ogólne wezwanie do „oddania wszystkiego” nie pozwala ustalić, czego firma faktycznie żąda i na jakiej podstawie.
Prawidłowe wezwanie może zawierać:
- wykaz brakujących dokumentów, urządzeń lub kart dostępu;
- informację, kiedy i komu zostały powierzone;
- termin, miejsce oraz sposób zwrotu.
Jeżeli materiały zawierają dane klientów, tajemnicę przedsiębiorstwa lub informacje chronione, firma może zażądać ich natychmiastowego zwrotu oraz zaprzestania dalszego wykorzystywania. W przypadku dokumentów zapisanych prywatnie na telefonie lub komputerze pracodawca może domagać się usunięcia firmowych plików, o ile pracownik nie ma podstawy do ich dalszego przechowywania.
Pracodawca nie powinien jednak samodzielnie przeszukiwać prywatnego telefonu, konta pocztowego lub mieszkania byłego pracownika. Spór dotyczący zwrotu rzeczy może być dochodzony na drodze prawnej, ale nie daje firmie prawa do przejęcia prywatnych dokumentów albo wymuszania dostępu do osobistych urządzeń.
Świadectwa pracy nie można zatrzymać do czasu rozliczenia
Jeżeli nastolatek był zatrudniony na podstawie umowy o pracę, po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu pracodawca powinien wydać świadectwo pracy. Dokument potwierdza między innymi okres i rodzaj zatrudnienia, zajmowane stanowiska oraz informacje potrzebne do ustalenia przyszłych uprawnień pracowniczych.
Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od wcześniejszego zwrotu sprzętu, kluczy, odzieży roboczej lub dokumentacji. Przepisy wprost oddzielają obowiązek wydania świadectwa pracy od rozliczeń majątkowych z byłym pracownikiem.
Firma może osobno dochodzić zwrotu mienia, ale nie może traktować świadectwa pracy jako środka nacisku.
Jeżeli pracodawca nie wydaje świadectwa, pracownik może domagać się jego przekazania i zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy. Skargę można złożyć do właściwego okręgowego inspektoratu pracy; PIP informuje, że pracownik może również dochodzić swoich praw przed sądem pracy.
Dodatkowa ochrona pracownika młodocianego
Młodocianym w rozumieniu Kodeksu pracy jest osoba, która ukończyła 15 lat, ale nie przekroczyła 18 lat. Przy pracy wakacyjnej na podstawie umowy o pracę może być zatrudniona przy pracach lekkich, które nie zagrażają zdrowiu, rozwojowi psychofizycznemu ani obowiązkowi szkolnemu.
W czasie ferii szkolnych wymiar pracy młodocianego wykonującego prace lekkie nie może przekraczać siedmiu godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Dla osoby, która nie ukończyła 16 lat, limit dobowy wynosi sześć godzin. Pracowników młodocianych nie wolno zatrudniać w nadgodzinach ani w porze nocnej.
Zakończenie pracy wakacyjnej powinno więc obejmować dwa odrębne rozliczenia. Nastolatek zwraca rzeczy i dokumenty należące do firmy, natomiast pracodawca wypłaca należne wynagrodzenie, wydaje wymagane dokumenty związane z zatrudnieniem i zwraca prywatne oryginały. Żadna ze stron nie powinna zatrzymywać cudzej własności jako zabezpieczenia sporu.
O tym oraz o innych praktycznych poradach ogrodniczych można przeczytać na naszej stronie. Polecamy również lekturę: Jak ograniczyć telefon dziecku w wakacje? Plan zamiast zakazów i kłótni